模具厂采购管理怎么做？从请购到对账的全流程

这篇文章不谈采购理论，只讲一件事：一套面向机加工厂和模具厂的采购模块，把「请购到对账」这条链拆成了哪些单据、每张单据管住什么。以 Moges PMS5 的实际设计为参照，逐环节过一遍。

一、请购：需求落单，带审批

请购单三要素之外，系统里还多两道保障：

• 审批流：请购单从草稿提交（submitted）后进入待审批，审批人通过才转 approved——需求在花采购的钱之前，先过一道确认
• 防重复转采：每行请购明细都记着「已转采购数量」，转采购时自动核减。同一行需求转两次采购，第二次就不让多转了——「买了重复的」从机制上被堵死

请购明细上还挂着需求日期和用途，这两条到了采购环节就是交期和核价的依据。

二、采购单：五种状态管住一张单的一生

采购单不是下出去就完了，它的状态一直在变：

• confirmed：已确认未收货——单子生效，等供应商交货
• receiving：收货中——分批交货进行到一半，每收一批记一笔
• completed：收齐——该到的都到了
• restocking：补收货中——发生退货后，采购单重新打开等补货（这个状态很多系统没有，它解决的是「退了货，这单还没完」）
• cancelled：作废

每行明细实时记着已收货数量，和来源请购明细行级关联——一张请购单拆成几张采购单、各转了多少，回查一目了然。

三、变更单：改单不是喊一声，是开一张变更单

采购单确认后要改，系统里的做法是开一张采购变更单：变更类型五选一（数量 / 价格 / 供应商 / 交货日期 / 取消），变更前数据和变更后数据各自留存，变更原因、变更人、变更时间全部记录，确认后才生效。

这意味着任何一张采购单的历史都能回答：它被改过几次、每次改了什么、谁改的、为什么改。月底对账时的价格争议，翻变更单就有答案。

四、收货与退货：进出来的每一步都有账

收货单确认后自动入库到指定仓库，明细按行关联采购订单——同一种物料分几行订、分几批交，各收多少不会串。收错了还能撤消：撤消不是硬删，留撤消人和撤消时间，审计链完整。

退货单确认后自动出库，逐行校验可退量（退的不能比收的多），退货后采购单自动转入补收货状态。退货不是跟采购单割裂的动作，它就长在这条链上。

五、对账：一张对账单算清五笔钱

采购对账单按供应商、按期间出，上面五笔金额分得清清楚楚：对账总金额、退货总额、应付金额、确认金额、已付款金额。退货自动计入对账冲减，不用手工扣。对账单走确认流程（发送供应商确认→确认），确认后按应付到期日安排付款，发票号也挂在单上。

请购、采购、变更、收货、退货、对账——六类单据各管一段，串起来就是这条链的全貌。上一笔支出有没有出处、下一批料什么时候到，都看单据，不靠记忆。

这套链路里的每张单据都可在 Moges PMS5 的采购模块里实际操作；客户侧的应收对账（RC 对账单）是同一套思路的镜像，见月底对账怎么不扯皮。

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